CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE 2021 D’IBA SA
CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE
GÉNÉRALE ORDINAIRE 2021 D’IBA SA
- - MERCREDI 9 JUIN 2021 À 10H00
PAR VIDÉO-CONFÉRENCE - -
Cher Actionnaire,
Nous avons l’honneur de vous convoquer à
l’Assemblée Générale Ordinaire
(l’« AGO ») des actionnaires d’IBA qui
se tiendra le mercredi 9 juin 2021 à 10h00, pour
délibérer sur l’ordre du jour détaillé ci-joint.
Compte tenu des mesures sanitaires actuellement
en vigueur au moment de convoquer l’AGO, interdisant les larges
rassemblements de personnes, l’AGO se tiendra (à nouveau) par
vidéo-conférence cette année. Les actionnaires ayant rempli les
formalités légales pour assister à l’AGO recevront un email leur
permettant de se connecter à l’AGO.
Les actionnaires sont fortement invités à
voter et renvoyer leur formulaire de procuration
préalablement à l’AGO afin de faciliter le
dépouillement des votes.
Eu égard à l’interdiction des rassemblements de
personnes, toutes les procurations, contenant le sens du vote de
l’actionnaire pour chaque point à l’ordre du jour, seront adressées
exclusivement au Président de l’assemblée générale.
Vous trouverez l’ensemble des formalités de
participation à l’AGO ainsi que les formulaires utiles en annexe à
la présente convocation ainsi que sur notre site internet
(https://iba-worldwide.com/), sur la page Investor relations >
Legal informations > Shareholders’ meetings.
Pour toute question concernant la présente
convocation, nous vous invitons à adresser un e-mail à
shareholderrelations@iba-group.com.
Veuillez croire, cher Actionnaire, en nos plus
sincères salutations.
________________________________Saint-Denis
SAPrésident du Conseil d’administration(Représentant
permanent : M. P. Mottet)
_______________
ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE
GÉNÉRALE ORDINAIRE D’IBA SA DU MERCREDI 9 JUIN 2021 À 10H00 PAR
VIDÉO-CONFÉRENCE
- Présentation des comptes annuels et consolidés arrêtés
au 31 décembre 2020
Ce point ne requiert pas de prise de décision et
ne sera donc pas mis au vote.
- Présentation du rapport de gestion sur les
comptes annuels et comptes consolidés arrêtés au 31 décembre
2020
Ce point ne requiert pas de prise de décision et
ne sera donc pas mis au vote.
- Présentation du rapport du commissaire sur
les comptes annuels et consolidés arrêtés au 31 décembre
2020
Ce point ne requiert pas de prise de décision et
ne sera donc pas mis au vote.
- Approbation des comptes annuels arrêtés au 31
décembre 2020
Proposition de décision : Approbation.
- Approbation de l’affectation du résultat
telle que proposée par le conseil d’administration, à
savoir :
- Pas de dotation à réserve légale car le seuil légal de 10% est
déjà atteint
- Distribution d'un dividende, conformément à la politique de la
Société en matière de dividende. Dividende proposé: 0,20 EUR par
action (soit approximativement 6 millions d’euros) ; et
- Report du solde à l’exercice social
suivant (approximativement 181,6 millions d’euros)
Proposition de décision : Approbation.
- Approbation de la politique de
rémunération.
Proposition de décision : Approbation.
- Approbation du rapport de rémunération
relatif à l’exercice social clôturé le 31 décembre
2020
Proposition de décision : Approbation.
- Décharge à chaque administrateur pour
l’exécution de son mandat au cours de l’exercice social clôturé le
31 décembre 2020
Proposition de décision : Approbation.
- Décharge au commissaire pour l’exécution de
son mandat au cours de l’exercice social clôturé le 31 décembre
2020
Proposition de décision : Approbation.
- Confirmation du mandat des administrateurs
cooptés le 24 août 2020, à savoir Nextstepefficiency SARL
(représentée par Mme Christine Dubus) et Dr. Richard A. Hausmann,
tous deux administrateurs indépendants (article 7:88 du
CSA)
Proposition de décision :
- Nextstepefficiency SARL, Administrateur Indépendant (représenté
par Mme Christine Dubus) : Approbation.
- Dr. Richard A. Hausmann, Administrateur Indépendant :
Approbation.
- Renouvellement du mandat de trois
administrateurs, étant :
- Nextstepefficiency SARL, Administrateur Indépendant (représenté
par Mme Christine Dubus)
- Dr. Richard A. Hausmann, Administrateur Indépendant
- Mr. Yves Jongen, Administrateur Interne
Il est proposé de renouveler leur mandat pour un
terme de trois (3) ans, expirant à l’assemblée générale ordinaire
qui sera convoquée en 2024. Leur mandat sera rémunéré conformément
à la politique de rémunération de la Société.
Proposition de décisions : Renouvellement du
mandat de :
- Nextstepefficiency SARL, Administrateur Indépendant (représenté
par Mme Christine Dubus) : Approbation
- Dr. Richard A. Hausmann, Administrateur Indépendant :
Approbation
- M. Yves Jongen, Administrateur Interne : Approbation
- Pouvoirs aux fins d’exécuter les décisions
qui précèdent, en ce compris la rédaction,
la
signature et le dépôt de tout document auprès de toute autorité ou
administration compétente
Proposition de décision :Approbation de l’octroi
de tous pouvoirs à chaque administrateur ainsi qu’à M. Christian
Matton, Mme Valérie Van Impe et Mme Sophie Allart, chacun avec
pouvoir d’agir individuellement et de subdéléguer, aux fins de
mettre en œuvre les décisions qui précèdent, en ce compris la
rédaction, la signature et le dépôt de tout document auprès de
toute autorité ou administration compétente (en ce compris les
formalités de publication).
_______________
FORMALITÉS D’ADMISSION ET DE
PARTICIPATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE D’IBA SA DU MERCREDI
9 JUIN 2021 À 10H00 PAR VIDÉO-CONFÉRENCE
1.
Deux conditions d’admission à l’AGO : enregistrement des actions
(« record date » ou « date d’enregistrement »)
et notification de participation
Seules les personnes qui remplissent les
deux conditions reprises sous les points (A) et
(B) ci-dessous auront le droit de participer à
l’AGO, à savoir :
-
- L’enregistrement, par l’actionnaire, de ses
actions en son nom (c’est-à-dire, la preuve qu’il est titulaire du
nombre d'actions pour lesquelles il entend prendre part au vote),
au plus tard le 14ème jour qui précède l’AGO, soit le
mercredi 26 mai 2021 à minuit (la
« Date d'Enregistrement »). Cet
enregistrement se réalise comme suit:
- Pour les actions dématérialisées : l’enregistrement des actions
dématérialisées sera constaté par leur inscription au nom de
l’actionnaire à la Date d'Enregistrement dans les comptes d'un
teneur de comptes agréé ou d'un organisme de liquidation. Les
titulaires d’actions dématérialisées recevront, de la part du
teneur de comptes agréé ou de l’organisme de liquidation, une
attestation certifiant le nombre d’actions dématérialisées
inscrites au nom de l’actionnaire à la Date d'Enregistrement. Ils
sont invités à demander à leur institution financière de notifier
directement à Euroclear Belgium, au plus tard à la Date
d’Enregistrement, leur intention de prendre part au vote à l’AGO
pour tel nombre d’actions.
- Pour les actions nominatives : l’enregistrement des actions
nominatives sera constaté par leur inscription au nom de
l’actionnaire à la Date d'Enregistrement dans le registre des
actions nominatives de la Société.
et
-
- La notification, par l’actionnaire,
de son intention de participer à l'AGO et du
nombre d’actions pour lesquelles il entend prendre part au vote, au
plus tard le 6ème jour qui précède l’AGO, soit le jeudi
3 juin 2021 à 16 heures.
- Pour les actions dématérialisées : cette notification et
l’attestation d’enregistrement des actions (voir point (A)(i)
ci-dessus) doivent être communiquées à Euroclear Belgium par e-mail
(ebe.issuer@euroclear.com).
- Pour les actions nominatives : l’actionnaire doit notifier son
intention de participer à l’AGO au département juridique d’IBA par
email (shareholderrelations@iba-group.com). Les
actionnaires qui renvoient leur formulaire de procuration sont
dispensés de cette formalité.
2.
Inscription de points à l’ordre du jour de l’AGO
Un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble
au moins 3% du capital d’IBA peuvent demander l'inscription de
sujets à traiter à l'ordre du jour de l’AGO, ainsi que déposer des
propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits
ou à inscrire à l'ordre du jour, moyennant le respect du prescrit
de l'article 7:130 du Code des sociétés et des associations (le
« CSA »).
Le ou les actionnaires qui exercent ce droit
doivent, pour que leur demande soit prise en compte, satisfaire aux
deux conditions suivantes :
-
- prouver qu'ils détiennent le pourcentage de détention requis
(soit 3%) à la date de leur demande (soit par un certificat
constatant l'inscription des actions correspondantes dans le
registre des actions nominatives de la Société, soit par une
attestation, établie par le teneur de comptes agréé ou l'organisme
de liquidation, certifiant l'inscription en compte, à leur nom, du
nombre d'actions dématérialisées correspondantes) ;
et
- encore être actionnaire à hauteur de 3% du capital de la
Société à la Date d’Enregistrement.
Ces demandes, accompagnées de la preuve de
détention de la participation requise et, en fonction des cas, du
texte des sujets à traiter et des propositions de décision connexes
ou des propositions de décision concernant certains sujets déjà
inscrits à l'ordre du jour, doivent parvenir au plus tard le 22ème
jour qui précède l’AGO, soit le mardi 18 mai 2021,
au département juridique d’IBA
(shareholderrelations@iba-group.com). Ces demandes doivent indiquer
l'adresse électronique à laquelle IBA transmettra l'accusé de
réception de ces demandes dans le délai légal (qui est actuellement
de 48 heures à compter de cette réception).
Le cas échéant, la Société publiera,
conformément à l'article 7:130, §3, du CSA, un ordre du jour
complété et un formulaire ad hoc de procuration mis à jour au plus
tard le mardi 25 mai 2021.
Les procurations qui auraient été notifiés à la
Société antérieurement à la publication d'un ordre du jour modifié
conformément à l'article 7:130 du CSA resteront valables pour les
points de l'ordre du jour que ces procurations couvrent. Toutefois,
pour les sujets de l'ordre du jour qui feraient l'objet de
nouvelles propositions de décision, le mandataire peut, en
assemblée, s'écarter des éventuelles instructions données par son
mandant si l'exécution de ces instructions risque de compromettre
les intérêts de son mandant. Il doit en informer son mandant. La
procuration indique à cet égard si le mandataire est autorisé à
voter sur les nouveaux sujets à traiter inscrits à l'ordre du
jour.
3.
Procurations
Chaque actionnaire peut voter par procuration
avant l’AGO qui, pour rappel, sera tenue par vidéo-conférence.
Nous vous recommandons vivement d’utiliser ce moyen de vote
afin de faciliter le dépouillement des votes.
Les procurations sont mises à disposition des
actionnaires sur notre site internet (https://iba-worldwide.com/),
sur la page Investor relations > Legal informations >
Shareholders’ meetings.
Les procurations dûment complétées (pour chaque
point à l’ordre du jour) et signées doivent parvenir à la Société
(shareholderrelations@iba-group.com) au plus tard le 6ème jour qui
précède l’AGO, soit le jeudi 3 juin 2021 à 16
heures.
Afin d’éviter tout rassemblement de personnes
interdit par la règlementation sanitaire en vigueur, le mandataire
unique des procurations est la société anonyme Saint-Denis, en sa
qualité d’administrateur, Président du Conseil d’administration et
de l’Assemblée générale.
L'actionnaire qui se fait représenter par
procuration ne doit pas oublier d’enregistrer ses actions (voir
point 1(A) ci-dessus).
4.
Questions des actionnaires en lien avec l’ordre du
jour
Les administrateurs et le commissaire répondront
aux éventuelles questions des actionnaires, conformément à
l’article 7:139 du CSA, dans la mesure où ces questions portent sur
les points de l'ordre du jour et où la communication de données ou
de faits n'est pas de nature à porter préjudice aux intérêts
stratégiques de la Société ou aux engagements de confidentialité
souscrits par celle-ci, ses administrateurs ou son commissaire, et
pour autant que les actionnaires auteurs des questions aient
satisfait aux formalités d'admission à l’AGO détaillées au point
1(A) et (B) ci-dessus.
Ces questions devront être formulées par écrit
et parvenir au département juridique de la Société
(shareholderrelations@iba-group.com) au plus tard le 6ème jour qui
précède l’AGO, soit le jeudi 3 juin 2021 à 16
heures.
5.
Documents mis à disposition
Tous les documents relatifs à l’AGO que la loi
requiert de mettre à la disposition des actionnaires sont
consultables sur notre site internet (https://iba-worldwide.com/),
sur la page Investor relations > Legal informations >
Shareholders’ meetings, à partir de ce vendredi 7 mai
2021.
6.
Actions et droits de vote en circulation
A la date de la présente convocation, le nombre
total d'actions en circulation est de 30.133.920, le nombre total
de droits de vote en circulation est de 37.610.676 et les actions
ne sont pas divisées en classes au sens de l’article 7:155 du
CSA.
7.
Modalités pratiques de participation à l’AGO tenue par
vidéo-conférence
Pour assister à la vidéo-conférence, voici les
modalités techniques d’enregistrement :
- envoyez un email à shareholderrelations@iba-group.com en
notifiant l’adresse email à laquelle vous souhaitez recevoir
l’invitation à la vidéoconférence ;
- vous recevrez ensuite un email d’invitation à la
vidéoconférence à l’adresse email que vous aurez indiquée ;
- vous devrez répondre au lien qui vous sera envoyé
(préenregistrement obligatoire) ;
- vous pourrez participer à la vidéoconférence au moyen du lien
« Teams » qui vous sera ensuite envoyé par email à cette
même adresse.
_______________
- 210325-iba-exercice-2020_fr
- IBA - AGO 9.06.2021-Convocations-20210505
- IBA - AGO 9.06.2021-Procuration-20210505
- IBA - Rapport d'audit - IBA 31.12.20 - Statutaire
- iba-rapport-annuel-2020-fr_20210430.pdf
- IBA SA BNB 2020 Final-signed
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